Za ureditev POD (prijave občasnega dela) v tistih državah članicah EU, ki to zahtevajo (9 od 27) boste vodniki potrebovali izpolniti ustrezen obrazec vloge, ki ga je pripravila večina teh držav in ga poiščete na spletnih straneh njihovega pristojnega organa ter mu dodati priloge: (1) kopijo Potrdila o opravljenem slovenskem vodniškem izpitu na nacionalni ravni; (2) kopijo svojega osebnega dokumenta, npr. osebne izkaznice ali potnega lista, iz katerega je razvidno, da ste državljan države članice EU; (3) obojestransko kopijo svoje veljavne, zelene vodniške izkaznice s pripadajočo nalepko tekočega leta; (4) kopijo veljavnega Potrdila o vpisu v slovenski vodniški register, iz katerega je tudi razvidno, da vam ni bilo prepovedano izvajanje vodniške dejavnosti v preteklem letu. Vse priloge k obrazcu vloge ste že prejeli od Turistično gostinske zbornice Slovenije, razen osebnega dokumenta.
POD-i se urejajo enkrat letno in ne nujno na začetku leta, vsekakor pa preden začnete voditi na ozemlju določene države članice EU, ki POD zahteva. Če ne načrtujete vodenja v določeni državi, vam POD zanjo ni treba urejati. POD je administrativno opravilo, ki se ga ne sme zaračunavati (stroške tovrstnega dela pokriva vsaka država zase, če zahteva ureditev POD). Država, ki zahteva POD, turističnemu vodniku iz druge države članice ne sme preprečiti izvajanja dejavnosti na njenem ozemlju in zavrniti ureditev POD. Veljavna Direktiva EU o priznavanju poklicnih kvalifikacijah sicer navaja, da tovrstna dokazila država članica EU, ki zahteva urejanje POD-a za turistične vodnike iz drugih držav članic, LAHKO zahteva le ob PRVEM urejanju POD-a in ne vsako leto znova. To pomeni, da ko boste naslednje leto urejali POD za isto državo, le izpolnite ustrezen obrazec vloge in priložite novo Potrdilo o vpisu v slovenski vodniški register, iz katerega je razvidno, da vam ni bilo prepovedano izvajanje vodniške dejavnosti v preteklem letu. Večina držav sprejema prevode potrdil v angleščino, nekatere zahtevajo prevod v svoj uraden jezik. Seveda vam osebnega dokumenta in vodniške izkaznice ni treba prevajati. Nekaterim državam zadostuje kakršenkoli prevod, medtem ko druge zahtevajo prevod uradnih prevajalcev.
Kontakti po državah članicah EU, ki zahtevajo ureditev POD, je tukaj.
Za pravilnost objavljenih kontaktov je odgovorna vsaka posamezna država zase, ki spremembe kontaktov mora sproti sporočati Evropski komisiji. Za ne-ažurirane podatke po državah članicah EU ni odgovorna Turistično gostinska zbornica Slovenije.